Buch und E-Book versenden – Tipps & Tricks

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Es ist jedes Mal dasselbe. Sobald das neue Buch herausgekommen ist, heißt es, unzählige Exemplare davon hinaus in die Welt zu senden. Mein neuer Krimi ‚tote Tanten plaudern nicht‘ ist gerade erschienen und ich spiele derzeit alle Facetten durch, die beim Versenden von Büchern relevant sind. Eine gute Gelegenheit, einmal alle meine Tipps und Tricks rund um den Buchversand aufzuschreiben. Mögen dir meine Infos helfen und dein Leben leichter machen.

Am 23. Juli 2021 ist ‚Tote Tanten plaudern nicht‘ erschienen und seitdem habe ich beinahe 100 Exemplare davon als E-Book und Taschenbuch an verschiedene Adressen versendet. 20 Exemplare gingen an die Teilnehmer und Teilnehmerinnen der Leserunde, verschiedene Bloggerinnen wurden beglückt, die Nationalbibliothek natürlich auch und nicht zuletzt haben glücklicherweise auch Barsortimenter einige Exemplare bestellt. Nun ist dies nicht mein erstes Buch und habe mir mit der Zeit einige Tricks angeeignet, um diesen zum Teil recht aufwändigen Versand möglichst effektiv abzuwickeln. Dabei muss man natürlich unterscheiden zwischen dem relativ einfachen Versand eines E-Books und dem Verschicken eines Taschenbuchs. Beschäftigen wir uns zuerst mit dem Einfacheren: dem Versand eines E-Books.

E-Book versenden – wie geht es am besten?

Ein E-Book ist schlicht eine Datei und die kann man einfach via E-Mail versenden. So habe ich es zu Beginn meines Autorinnendaseins auch gemacht. Dies impliziert aber auch, dass ich je eine E-Bookdatei mit integriertem Cover in den Formaten epub - für Tolino und Co. – und mobi – für Kindle – vorbereitet haben muss. Zudem muss ich bei den Empfängern zuvor abfragen, welches Format sie denn gerne hätten.
Ich schreibe meine Bücher mit Papyrus Autor. Dieses Programm kann die Buchdatei in die verschiedenen E-Bookformate konvertieren. Zum Hochladen des Buches auf die diversen Plattformen, wie Amazon oder Tolino, nutze ich das epub-Format und eine Datei ohne integriertes Cover. Dieses wird auf diesen Plattformen separat hochgeladen. Zudem muss ich mit weiterführenden Links im E-Book aufpassen, weil Tolino z.B. keine Links zu anderen Shops zulässt, und ich Kindle-Nutzer natürlich direkt zur passenden Amazonseite führen will. Bücher an Rezensentinnen können aber durchaus andere Links enthalten. Daher brauche ich auf jeden Fall eine E-Bookversion für die Produktion und eine Weitere für Rezensenten.
Um diese Version in die passenden Formate umzusetzen und das Cover einzufügen, nutze ich Calibre, weil ich ein E-Book mit ordentlichem Coverbild in Papyrus einfach noch nicht hinbekommen habe. In Calibre kann ich einmal die Datei aus Papyrus im epub-Format hochladen, das Cover hinzufügen, und jedes Wunschformat generieren. Die Datei kann dann einfach via E-Mail versendet werden.

Nachteil beim einfachen E-Mailversand – Kopierbarkeit

Das E-Book einfach via E-Mail zu versenden, hat einen größeren Nachteil und benötigt zusätzliche Abstimmung zwischen mir und den Empfängern. Um dies zu optimieren, nutze ich seit einiger Zeit eBookWatermark. Dieser Service erlaubt es mir, mein E-Book einmal anzulegen und dann E-Mails an die Empfänger zu generieren. Die Empfänger können dann selbst entscheiden, in welchem Format sie das Buch herunterladen möchten und können es auch online lesen. Zudem ist jedes Exemplar mit einem persönlichen Eintrag markiert, so dass ein Kopieren dieses Exemplars sofort auffällt. Dies vermindert meinen Aufwand erheblich und erzeugt zudem den Eindruck eines persönlichen Exemplars bei den Empfängern. Der Service ist allerdings nicht kostenlos. Der Mindestpreis pro versendetem E-Book beträgt € 0,34 und sinkt bei größeren Mengen.

Gedrucktes Buch versenden – Die Formate

Aufwändiger ist es auf jeden Fall, wenn das gedruckte Buch versendet werden muss. Aber in vielen Fällen lässt es sich einfach nicht vermeiden. So versende ich ca. 70 Bücher bei jedem Buchstart für Leserunden, an Blogger usw. Dazu kommen noch die Bestellungen der Barsortimenter, die ich ja auch selbst beliefere.
Um dies so effektiv wie möglich zu gestalten, habe ich einige Dinge optimiert. Die entscheidenden Kriterien beim Versand sind Größe und Gewicht. Ich habe mich daher für ein festes Taschenbuchformat entschieden, und zwar 19 x 12 cm. Meine Bücher sind zudem meist max. 20 mm dick und wiegen um die 300 g. Die erste Optimierung betrifft daher die Versandverpackung. Bei der Post gibt es neben dem Paket oder Päckchen zwei Versandarten, die für mich noch infrage kommen. Dies sind der Großbrief und der Maxibrief. Beim Großbrief darf mein Buch nicht dicker als 20 mm und nicht schwerer als 500 g sein. Der Maxibrief lässt bis zu 50 mm Dicke und 1.000 g Gewicht zu, was in meinem Fall bis zu drei Bücher bedeuten würde.
Dementsprechend habe ich mich mit Versandtaschen eingedeckt und Kartons bestellt, die den Anforderungen an einen Maxibrief genügen. Für den Versand von mehr als drei Büchern habe ich zudem größere Kartons bestellt.

Frankieren möglichst einfach

Mittlerweile bietet die Post mehrere Möglichkeiten, Briefe und Pakete elektronisch zu frankieren. Ich nutze im Regelfall die sog. Internetmarke. Dazu habe ich mir ein Konto bei der Post angelegt. Dies hat den Vorteil, dass ich dann regelmäßig eine Sammelrechnung bekomme und häufig genutzte Empfängeradressen direkt auf der Webseite hinterlegen kann.
Die Internetmarke gibt es entweder als reine Marke oder als Adressaufkleber mit Marke. Ich habe mir für beide Formate passende Aufkleber gekauft, so dass ich die Internetmarke einfach ausdrucken und aufkleben kann. (Zweckform 3490 Etiketten und Herma 4360 PREMIUM)
Bei größeren Mengen an Versendungen kann man auch eine Adressdatei hochladen und dann direkt die Adressaufkleber inkl. Marke erzeugen. Dies erspart den zusätzlichen Aufwand der Adressierung. Leider ist das Format, das die Post verlangt, etwas ungewöhnlich. Beispielsweise müssen Straße und Hausnummer getrennt angegeben werden. Ich habe eine Musterdatei mit den entsprechenden Formeln für Excel und OpenOffice bereitgestellt. Damit lässt sich beispielsweise die Exportdatei von LovelyBooks mit den Gewinnern der Leserunde automatisch in die notwendige Datei für die Post umsetzen. Wie das geht und Dateivorlagen dazu gibt es unten im Extratipp.

Die Paketversender im Vergleich

Beim Paketversand wechsele ich je nach Sendung den Versender zwischen Post/DHL und Hermes. Generell bevorzuge ich die Post/DHL, weil die Zahl der Einliefermöglichkeiten größer ist und ich in Paketstationen rund um die Uhr Pakete abgeben kann. In der von mir zumeist genutzten Paketgröße unterscheiden sich die Preise nur um 4 ct. zugunsten von Hermes. Dafür erscheint mir die Zuverlässigkeit bei DHL höher zu sein, aber das ist nur subjektives Empfinden. Gelegentlich nutze ich Hermes, weil dieser Versender bei größeren Sendungen preiswerter sein kann. Grund ist, dass bei der Berechnung des Portos bei Hermes ausschließlich die Größe des Paketes relevant ist und nicht das Gewicht bis 25 kg. Ein kleines Paket mit zehn meiner Bücher wiegt drei Kilogramm und damit fallen bei DHL dafür € 5,99 an. Bei Hermes bleibt das Paket aber in der Kategorie S für € 4,95..
Beide Versender bieten komfortable Möglichkeiten, die Pakete online zu frankieren. DHL ist aber mit der App, die einfache Sendungsverfolgung ermöglicht, ebenfalls ein wenig besser.

Wenn man alles ein wenig vorbereitet hat, geht der Buchversand, egal in welcher Form, schnell von der Hand. Ich freue mich mittlerweile, wenn ich wieder etwas versenden darf. Ich hoffe, dass dir diese Zusammenstellung ebenfalls hilft und der Buchversand den Schrecken verloren hat.